Estrategias Avanzadas para la Gestión Efectiva de Bases de Datos

Por Juan Carlos Acero Linares

¿Cómo almacenas los datos de tu clientela? Si tienes una dirección de correo en un sitio, la tarjeta de contacto en otro y los números de teléfono del cliente de la semana pasada en una libreta a la antigua usanza, debes ponerle remedio. El orden es fundamental para llevar cualquier estrategia a buen puerto.

Lo mejor es tenerlo todo bajo control y para ello tienes que tener una base de datos clientes buena, donde todo esté al alcance de tu mano. Todos los datos deben estar en una misma base, por lo que solo tendrás que entrar en ella y contar con lo que necesitas.

Cómo crear una base de datos

Lo primero que tienes que hacer es pensar cuáles son los campos que vas a querer incluir en la base de datos cómo, por ejemplo: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, empresa, etc. Aquí debes ser lo más específico, lo que te ayudará a poder hacer un filtro rápido de la información que precises.

Cuando pienses que información quieres recabar, reflexiona sobre el uso que vas a dar a la base de datos. En algunos negocios, saber dónde se encuentran los clientes tiene un gran valor, pero para otros no tiene importancia. Hay que dedicar un tiempo para analizar los datos que pueden ayudarte a dar mejor servicio y quedarte únicamente con estos.

¿De dónde obtenemos la información?

Esta es una de las claves, muchos la compran, otros la consiguen por ellos mismos. Sin lugar a dudas es un proceso que lleva su tiempo y que no termina nunca, pero necesario.

Si quieres no ser agresivo y lograr que los usuarios se dejen conocer ellos mismos, deberías ofrecerles algo a cambio. Aquí debes hacer una especie de trueque, te damos algunas ideas:

• Creación de contenido de calidad, caso de las guías o e-Books, que solo serán accesibles para los usuarios que se registren.
• Envío de newsletters de forma periódica con descuentos o en donde venga información interesante.
• Si tienes una tienda online, pide a los clientes que se registren antes de comprar. Los formularios dan mucha información sin ser invasivos.
• Participación en eventos y jornadas de networking para que te conozcan potenciales clientes. Las tarjetas de visita que dejes, úsalas para alimentar la base de datos.
• Puedes realizar concursos o promociones en tus redes sociales. Lo que debes tener claro es que los premios estarán en relación con el nicho de mercado al que te diriges.

Ejemplos de bases de datos

En nuestro día a día podemos decir que interactúan a la hora de mostrarnos datos de personas, documentos, etc. De una forma sencilla, se puede decir que una base de datos es un conjunto de información relacionada o que está estructurada.

Con unos ejemplos se puede ver mejor, en un hospital que tiene que llevar el archivo de la clínica, sería más rápido buscar en una base de datos lo que queremos encontrar. Un dato es una unidad mínima de información que por sí sola no tiene significado, son unas ideas. Si agrupamos esto en una base de datos, es una estructura que es de gran ayuda para optimizar, facilitando la tarea.

Esto se ve fácil cuando en un hipermercado ves cuando se pasan los artículos y se lee en el código de barras, que se comunica con la base de datos del establecimiento, para conocer el precio del artículo y así eliminarlo del almacén.

Podemos ver más ejemplos en otros sitios, caso de las escuelas o universidades, donde se toman de los estudiantes toda la información personal y académica, caso de los pagos, notas, etc. Esto se tardaría más en buscarlo de otra manera, con la base de datos se tiene un acceso rápido.

Lo mismo podríamos decir de la base de datos del taller en el cual llevas el coche. Si acostumbras a ir al mismo, con solo decir tu nombre o la matrícula de tu coche, ellos lo meten en su base de datos y pueden ver tu historial, así un largo etcétera.

Comprar bases de datos particulares

Adquirir bases de datos de particulares puede ser de gran utilidad a la hora de dar impulso a tu proyecto y mejorar las ventas. Lo ideal es contar con una estrategia de captación. El sistema de lead generation hace posible que puedas captar miles de emails y datos de particulares de forma rápida y legal, todo ello dependiendo del volumen que necesites y de la segmentación que busques. Lo ideal es maximizar el rendimiento de cada campaña para así llegar a más clientes. En algunos casos puede ser útil alquilar una base de datos.

Se puede hacer mediante:

• Co-Sponsoring: es recomendable cuando se quiere lograr un volumen importante de bases de datos de forma económica. Como patrocinador o co-sponsor de un sorteo, vas a obtener de forma diaria una serie de registros que estarán segmentados por datos tan interesantes como la edad, el género o la zona geográfica. En una campaña de patrocinio obtienes un gran volumen de datos, generación constante de registros nuevos según tus requisitos, control del coste, mayor conversión, exclusividad en tu sector y todo conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos.
• Co-Registros: este es un tipo de captación que hace posible la recaudación de datos de usuarios que están interesados en concreto en el producto o servicio que ofreces. La estrategia hace que los datos que se consiguen sean valiosos para tu empresa y sus objetivos. Se crea una campaña atractiva para así captar el interés que tienen tus clientes potenciales y así guiarles en el proceso de registro, donde obtendrán una mayor información sobre las ofertas que tienes disponibles. Sin duda, es una de las opciones más adecuadas, pues tienes con ella una base de datos segmentada, personalizada y acotada tanto al volumen como al periodo que necesitas. Al final, la ventaja es que tu marca se promociona en el sitio adecuado y cuentas con una base de datos cualificada de usuarios que confirman el interés expreso en tu producto o servicio, pudiendo personalizar el texto, las preguntas especiales y el logo, todo ello con la tranquilidad de hacerlo conforme a la LOPD.

• Registro Premium: aquí, se captan usuarios de manera exclusiva sin preocupaciones. Suele crearse una oferta personalizada u sorteo que se hace para tu producto y donde la finalidad es captar leads que se interesen en tu promoción. Da como resultado registros de máxima calidad, de los que se beneficia tu marca, así como de una visibilidad amplia. Esto claro está se debe hacer en un Micro-site personalizado para el sorteo, a lo que hay que sumar la difusión en las redes sociales para crear branding y que se viralice. El resultado son leads cualificados interesados en tu marca y una estrategia personalizada que permite que los contactos se conviertan en clientes.
• Test: esta es la forma más innovadora de captación de registros. Con los Quiz, se pueden captar leads que son atraídos al poder conseguir con contenido personalizado. Esto permite que consigas la información de más calidad y variada, así como otras variables, caso del nivel de formación, la situación familiar o conocer más a fondo las preferencias en cuanto a ocio de los clientes potenciales de tu negocio.

Comprar bases de datos de emails

Cuando se  compra bases de datos de emails que no han sido conseguidos como se debe, cometemos un error. Ganarnos los clientes a la fuerza no es bueno, podríamos decir que es tan poco probable su éxito, como que te tomes una café con una persona que ha conseguido tu número de móvil y te llama para pedirte una cita. Lo más seguro es que tu respuesta sería negativa, pues lo mismo pensaría una persona que te comunicas con ella de esta forma.

Hay que tener claro que la credibilidad y la confianza son básicos y fundamentan todo tipo de relación, tanto en el plano comercial como en el personal y esto no se compra con dinero, se va ganando poco a poco. Cuando los emails no son emails dados de forma voluntaria es cuando no han dado su consentimiento para recibir notificaciones tuyas. Aunque tu intención solo sea dar valor, es igual, no dieron su consentimiento ni realmente han pedido información sobre el producto o servicio que les quieres vender.

Por lo general, la gente suele ser reacia a adquirir cosas de las personas que no conoce. Aunque tu producto o servicio sea revolucionario y solucione problemas, el miedo de tu cliente a que pueda ser estafado es bastante mayor que la necesidad o el dolor al no tener lo que intentas vender. A las bases de datos que son emails que se consiguen de formas poco éticas y profesionales se le suele llamar Phising.

Para actuar de manera correcta y efectiva, el email marketing debe tomar un camino diferente, donde todo funcione y esté dentro de una estrategia promocional y comercial de tu empresa, siendo de permiso, contando con el consentimiento de las personas. Esta es una forma de comunicación basada en la honradez y noble, que aporta valor y te da credibilidad ante las personas.

¿Cómo puede afectarte a nivel legal?

Adquirir bases de datos de emails puede llegar a infringir la Ley de Protección de Datos, al no comprobarse la veracidad de las direcciones de correo y no se puede garantizar que los datos sean legales y verídicos. Las personas que están detrás de esos emails que has comprado, no dieron su consentimiento para que se les pueda mandar información sobre tus servicios o productos, lo que es una grave vulneración de la normativa de Protección de Datos.

Lo que queremos dejarte claro, es que comprar este tipo de bases de datos de dudosa procedencia es un gasto inútil, puesto que la efectividad que tienen es bastante reducida, dañando a la imagen de tu empresa de forma considerable. No necesitas realizar esto y tampoco conviene a tu negocio, pues haces un daño quizás irreparable a tu empresa o a la imagen de tu marca.

¿Qué requisitos necesitas tus campañas de email marketing para cumplir la LOPD?

• Adecuadas: las empresas y profesionales que se dedican a tratar datos de carácter personal, deben declarar la existencia de estos ficheros ante la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos).
• Publicidad: si el comunicado es el un carácter promocional o comercial, se debe advertir a la persona destinataria con un mensaje en la cabecera del mismo donde aparezca la palabra «Publi» o «Publicidad», si la comunicación solo es a nivel informativo no hará falta.
• Listas con consentimiento: solo se deben usar con los contactos que consigas con consentimiento expreso o que provengan de anteriores relaciones comerciales.
• Contenido real : cuando hagas campañas de email marketing, debes asegurarte de que lo que estás ofreciendo en tu email coincide realmente con lo que el destinatario va a encontrar cuando llegue a tu web, puesto que de no ser así, se va a considerar Spam, pudiendo tener como resultado una sanción.
• Remitente válido: el remitente debe ser un email con validez, donde habrá una persona detrás que va a poder contestarte si quieres recibir una comunicación a esa cuenta,. Por lo tanto, las cuentas «nocontestar@…» y similares no son legales.
• Bajas de suscripciones: debes establecer un sistema de bajas automatizado en las campañas que realices de email marketing, dando un correo para facilitar la baja de la suscripción, pudiendo esto incluirlo en los textos legales de tu correo.
• Procedencia de los datos: es obligatorio avisar al destinatario o realizar la comunicación de la procedencia de los mismos.
• Tratamiento de los datos: debes informar de forma obligatoria a los destinatarios sobre la razón de la recogida de los datos personales y cuál sera el tratamiento de los mismos en un futuro.
• Derechos: cuando realices el texto legal en tu Newsletter, informarás de los derechos que tienen los destinatarios a acceder, rectificar o cancelar, los datos personales que hayan dejado, así como ante quienes se podrán ejercer tales derechos.
• Abuso: se recomienda tener una cuenta como popmaster@, puesto este tipo de cuentas suelen usarse en caso de que existan quejas o avisos de Spam, ya que muchos sistemas para evitarlo, dan una información importante que puede ser de utilidad a la hora de detectar problemas o quejas relacionadas con ese tipo de comunicaciones.

Bases de datos para mailing

Hasta no hace mucho, los correos electrónicos estaban destinados a desaparecer, quizás las redes sociales ocuparían su lugar y también a Smartphones, que con sus tarifas de datos asequibles hacen más directa y dinámica la comunicación. Pues en este caso, las predicciones fallaron y el email marketing está más vivo que nunca. Las bases de datos para mailing son eficaces si se realizan como hemos dicho, mediante una estrategia.

Actualmente el email marketing es una herramienta fundamental cuando queremos poner en marcha cualquier estrategia de marketing digital, para ello, necesitamos realizar un trabajo duro cara a optimizar el rendimiento de las campañas.

Una de las más interesantes es la segmentación de datos. El mejor correo electrónico que puede recibirse es el que nos llega de forma personal, que tiene unos contenidos relacionados con los gustos de la persona que lo recibe y nos llega en el momento justo. Si queremos lograrlo, nos apoyaremos en una base de datos actualizada, la cual tiene que contar con una buena información y que estará trabajada cara a lograr una segmentación que se ajuste lo máximo posible a las necesidades de la empresa.

La segmentación en las bases de datos

Todo depende en buena medida de los objetivos que tenga la empresa, pudiendo segmentarse las bases de datos y agrupando a nuestros contactos por varios criterios. Una base de datos que esté incluida en un gestor de clientes, hace posible que se pueda tener la información según su actividad, los clientes actuales, prospectos y antiguos clientes. La segmentación es la que nos da la oportunidad de elegir, definiendo  el tipo de mensaje que se envía a cada grupo de clientes en cuestión.

Al final, el objetivo es tratar de detectar el segmento en concreto en el que se mueve nuestro cliente, lo que nos hará ahorrar bastante, ya que podemos orientar de forma específica las acciones en base a ese segmento, lo que redunda en una eficacia mayor en las medidas que tomemos.

Cuando se actúa de forma honrada y maximizando las posibilidades que nos otorga el marketing digital en la actualidad, el beneficio que alcanzamos es grande, pero solo funciona si en nuestras bases de datos contamos con unos suscriptores de calidad que realmente están interesados en nuestro servicio y producto.

Si ves que necesitas ayuda más profesional solicítala, teniendo claro que los objetivos se consiguen en base a una estrategia. Tener unos resultados óptimos depende de una actuación en base a la captación de clientes que se sumen a tu base de datos, pero que realmente se interesen por el producto o servicio que quieres comercializar. Sin clientes interesados es imposible lograr conversiones y por muchos datos que compremos, será tiempo y dinero tirado a la basura, pues carecerán de toda utilidad.

Venta de bases de datos

El principal atractivo que tienen las ventas de bases de datos son la inmediatez con las que podemos comprarlas. La mayor parte de las personas emprendedoras o que tienen negocios suelen ser personas muy ocupadas. La gestión del email marketing suele no ser la única responsabilidad que tienes por lo que poder tener una lista de un sinfín de clientes con un solo pago único, ciertamente, parece apetecible.

Al final hay que tomar una decisión, la de tomar el camino de los suscriptores genuinos que estarán interesados en tus productos y servicios, algo que puede llevarte más tiempo o dedicarte a comprar los datos de emails en solo unos segundos. La opción rápida es la más tentadora, pero lo mejor es contar con un camino quizás algo menos inmediato, aunque bastante más seguro y sin los peligros que supone saltarse todos los pasos naturales y recomendables en los que debe basarse una buena base de datos.

Esperamos que este artículo sobre las bases de datos te haya sido de utilidad. Recuerda que las bases de datos son información y la información es poder.